Når har lageret vokst ut av Excel? 10 tegn på at du trenger et WMS
Excel er et nyttig og fleksibelt verktøy. For mange virksomheter fungerer regneark, utskrevne plukklister og manuelle rutiner godt når lageret er oversiktlig og ordrevolumet begrenset.
Utfordringene oppstår når virksomheten vokser. Flere varer, ordre, medarbeidere, lokasjoner og salgskanaler gjør lagerdriften mer kompleks. Informasjonen blir fordelt mellom ERP-systemet, Excel-filer, papirlister og medarbeidernes egen erfaring.
På et tidspunkt er det ikke lenger nok å arbeide raskere. Da trenger lageret bedre systemstøtte.
Her er ti tydelige tegn på at lageret kan ha vokst ut av Excel og er klart for et Warehouse Management System – bedre kjent som WMS.
1. Lagerbeholdningen stemmer ikke med virkeligheten
ERP-systemet eller regnearket viser at en vare finnes på lager, men varen ligger ikke der den skal. Kanskje er den flyttet uten at dette er registrert, plukket til en annen ordre eller plassert på feil lokasjon.
Når beholdningen ikke er pålitelig, får det konsekvenser for hele virksomheten:
Salg lover varer som ikke kan leveres
Innkjøp bestiller for mye eller for lite
Lageret bruker tid på å lete
Kundene får forsinkede eller delte leveranser
Varetellingen avdekker store avvik
Et WMS registrerer lagerbevegelsene når de skjer. Varer, antall og lokasjoner oppdateres fortløpende gjennom skanning, slik at virksomheten får en mer presis lagerbeholdning i sanntid.
2. Plukklister skrives ut eller oppdateres manuelt
Papirbaserte plukklister kan fungere når det er få ordre og medarbeiderne kjenner lageret godt. Ved høyere ordrevolumer blir det vanskeligere å prioritere, fordele og følge opp plukkingen.
En utskrift viser heller ikke nødvendigvis den nyeste informasjonen. Ordren kan ha blitt endret, varen kan ha blitt flyttet, eller en annen medarbeider kan allerede ha plukket den.
Med et WMS sendes oppdaterte plukkoppdrag direkte til en skanner eller håndterminal. Systemet kan prioritere oppgavene, vise riktig lokasjon og kontrollere at medarbeideren plukker riktig vare og antall.
3. Feilplukk og returer øker
Feilplukk er kostbart. Lageret må behandle avviket, sende riktig vare, håndtere returen og oppdatere beholdningen. Samtidig får kunden en dårligere opplevelse.
Vanlige årsaker til feilplukk er:
Produkter med lignende navn eller emballasje
Varer som ligger på feil lokasjon
Utdaterte plukklister
Manuell registrering av varenummer og antall
Manglende kontroll før pakking
Høyt arbeidspress i travle perioder
Strekkode- og lokasjonsstyrt plukk reduserer risikoen. Lageroperatøren skanner varen og får umiddelbar bekreftelse på om riktig produkt, lokasjon og antall er valgt.
4. Lageret er avhengig av bestemte medarbeidere
På mange lagre finnes det medarbeidere som vet hvor alt står, hvilke varer som ofte forveksles og hvordan spesielle kundeordrer skal håndteres.
Denne erfaringen er verdifull, men virksomheten blir sårbar dersom kunnskapen bare finnes i hodet til noen få personer. Sykdom, ferie, pensjonering eller utskifting av medarbeidere kan raskt påvirke kapasiteten og kvaliteten.
Et WMS gjør arbeidsprosessene tydelige og tilgjengelige i systemet. Oppgavene styres digitalt, og medarbeideren får informasjonen som trengs for å utføre jobben riktig. Dermed blir lageret mindre personavhengig uten at den praktiske erfaringen mister sin verdi.
5. Varetelling krever full eller delvis lagerstans
Tradisjonell varetelling kan bety flere dager med forberedelser, telling og etterarbeid. Lageret må kanskje stenges mens medarbeiderne teller hyller, sammenligner med lister og forsøker å forklare avvik.
Dersom tellingen bare gjennomføres én gang i året, kan feil ha fått utvikle seg over lang tid.
Med rullerende varetelling kan utvalgte varer og lokasjoner kontrolleres gjennom hele året uten å stoppe den daglige driften. Avvik oppdages tidligere, og beholdningen holder en jevnere og høyere kvalitet.
6. Medarbeiderne bruker mye tid på å lete etter varer
Tid brukt på leting skaper ingen verdi. Likevel kan det utgjøre en betydelig del av arbeidsdagen dersom lokasjonene ikke er tydelig registrert og oppdatert.
Problemet øker når:
Samme vare ligger på flere steder
Varer flyttes uten registrering
Midlertidige lagerplasser blir permanente
Returvarer ikke behandles raskt
Nye varer plasseres der det tilfeldigvis er ledig
Flere medarbeidere arbeider samtidig
Et WMS viser hvor varen befinner seg og kan lede medarbeideren til riktig lokasjon. Det gir kortere gangavstander, raskere plukk og bedre utnyttelse av lagerplassen.
7. Flere ordre krever tilsvarende flere ansatte
Når ordrevolumet øker, er det naturlig at lageret trenger mer kapasitet. Men dersom antall arbeidstimer øker like raskt som antall ordre, kan det være et tegn på at prosessene ikke skalerer.
Manuelle rutiner skaper ofte unødvendig arbeid:
Ordre må sorteres og fordeles manuelt
Den samme informasjonen registreres flere ganger
Medarbeiderne går unødvendig langt
Varer og lokasjoner må kontrolleres manuelt
Feil krever ekstra behandling og oppfølging
Et WMS standardiserer og effektiviserer arbeidsprosessene. Lageret kan håndtere flere ordre uten at behovet for tid og bemanning nødvendigvis øker tilsvarende.
8. Nye medarbeidere bruker lang tid på å lære lageret
Dersom en ny medarbeider må lære plasseringen av tusenvis av varer før vedkommende kan arbeide effektivt, er lagerdriften i stor grad basert på lokalkunnskap.
Dette blir spesielt utfordrende ved:
Sesongtopper
Bruk av vikarer
Høy medarbeiderutskifting
Rask vekst
Nye lagre og lokasjoner
Med oppgavestyring på en mobil håndterminal får medarbeideren trinnvis veiledning. Systemet viser hvor varen ligger, hva som skal plukkes og hvor varen skal videre. Skanning kontrollerer at arbeidet utføres riktig.
Det gir kortere opplæringstid og gjør det enklere å øke bemanningen i travle perioder.
9. Flere lagre og lokasjoner gir dårlig oversikt
Når virksomheten får flere lagre, butikker eller eksterne lokasjoner, blir Excel-ark og manuelle oppdateringer stadig vanskeligere å holde synkronisert.
Uten en samlet oversikt kan virksomheten oppleve at:
En vare kjøpes inn selv om den finnes på et annet lager
Salg ikke vet hvilken lokasjon som kan levere
Lageroverføringer ikke blir registrert
Samme produkt får ulik informasjon i forskjellige systemer
Beholdningen blir vanskelig å kontrollere
Et WMS gir en samlet oversikt over varer, lokasjoner og lagerbevegelser. Virksomheten kan arbeide etter ensartede rutiner samtidig som hvert lager beholder kontroll over sin daglige drift.
10. Kunder og ledelse mangler oppdatert informasjon
Når informasjonen må samles fra papir, Excel og ulike systemer, blir det vanskelig å svare raskt på enkle spørsmål:
Er ordren plukket?
Når blir den sendt?
Hvilken medarbeider behandlet den?
Hvor befinner varen seg?
Hvorfor ble leveransen forsinket?
Hva er den faktiske lagerbeholdningen?
Hvor oppstår flaskehalsene?
Et WMS dokumenterer hendelsene gjennom hele lagerprosessen. Det gir bedre sporbarhet og et mer pålitelig beslutningsgrunnlag for lagerledelse, salg, kundeservice og resten av virksomheten.
Excel er ikke problemet – manglende kontroll er problemet
Det finnes ingen bestemt størrelse eller antall ordre som automatisk betyr at virksomheten trenger et WMS. To lagre med samme antall varer kan ha helt forskjellig kompleksitet.
Behovet avhenger blant annet av:
Antall ordre og ordrelinjer
Antall produkter og varianter
Krav til leveringshastighet
Antall medarbeidere
Antall lagre og lokasjoner
Behov for batch-, serie- og holdbarhetsstyring
Kundespesifikke krav til plukk, pakking og merking
Integrasjoner mot ERP, nettbutikk og transportører
Krav til dokumentasjon og sporbarhet
Excel kan fortsatt være nyttig til analyser og planlegging. Utfordringen oppstår når regnearket blir selve motoren i den operative lagerdriften og flere personer er avhengige av at manuelle oppdateringer alltid utføres riktig.
En enkel sjekkliste: Er lageret klart for WMS?
Still disse spørsmålene om dagens lagerdrift:
Vet vi alltid hva vi har på lager og hvor varene befinner seg?
Kan en ny medarbeider plukke riktig uten å kjenne lageret?
Registreres alle lagerbevegelser når de skjer?
Kan vi følge en ordre fra mottak til forsendelse?
Kan vi dokumentere hvem som har utført en oppgave?
Kan vi gjennomføre varetelling uten å stanse lageret?
Kan lageret håndtere betydelig flere ordre med dagens rutiner?
Kan vi administrere flere lokasjoner i samme løsning?
Er ERP, nettbutikk og transportløsninger koblet til lagerprosessen?
Har ledelsen tilgang til oppdaterte nøkkeltall?
Dersom flere av svarene er nei, bør virksomheten kartlegge hva et WMS kan tilføre.
Hva endrer seg med et WMS?
Et WMS erstatter ikke ERP-systemet. Løsningene har ulike roller og fungerer best sammen.
ERP håndterer typisk ordre, økonomi, innkjøp og overordnede masterdata. WMS styrer den operative lagerdriften:
Varemottak
Innlagring og lokasjoner
Lagerflytting
Ordreplukk
Pakking
Forsendelse
Returhåndtering
Varetelling
Sporbarhet
Informasjon utveksles automatisk mellom systemene. Det reduserer dobbeltregistrering og gir både ERP-systemet og lageret mer oppdatert informasjon.
Fra Excel til WMS – slik kommer du i gang
Overgangen bør starte med en kartlegging av dagens arbeidsprosesser. Målet er ikke å kopiere alle eksisterende rutiner inn i et nytt system, men å finne en bedre og mer standardisert måte å arbeide på.
En god prosess omfatter vanligvis:
Kartlegging av vareflyten fra mottak til forsendelse
Identifisering av flaskehalser og manuelle rutiner
Kvalitetssikring av produkt- og lagerdata
Etablering av lokasjoner og strekkoder
Avklaring av integrasjonen mot ERP
Testing med realistiske ordre og varer
Opplæring av lageroperatørene
Planlegging av overgangen til ny løsning
Med tydelig ansvar, gode data og involvering av medarbeiderne kan overgangen gjennomføres kontrollert og med lav risiko.
InStock WMS – norsk lagerstyring for videre vekst
InStock WMS er et moderne, skybasert lagerstyringssystem utviklet for virksomheter som trenger bedre kontroll på vareflyten.
Løsningen styrer lagerprosessene fra varemottak til forsendelse og gir lageroperatørene oppdaterte arbeidsoppgaver på Android-baserte skannere og håndterminaler. Strekkode- og lokasjonsstyring bidrar til færre feil, bedre sporbarhet og en enklere arbeidshverdag.
InStock WMS integreres med ERP og andre sentrale systemer, slik at ordre, beholdning og lagerbevegelser flyter mellom løsningene. Systemet kan brukes på tvers av flere lagre og lokasjoner og videreutvikles i takt med virksomheten.
InStock WMS leveres som norsk programvare med norsk prosjekt og norsk support.
Har lageret vokst ut av Excel?
En samtale og demonstrasjon kan gi et konkret bilde av hvilke prosesser som kan forbedres, hvilke integrasjoner som kreves og om et WMS er riktig for virksomheten.
Bestill en uforpliktende demonstrasjon av InStock WMS. Vi tar utgangspunkt i deres lager, ERP-system, arbeidsprosesser og vekstplaner – og gir et ærlig svar på om InStock passer for dere.
