När har ditt lager vuxit ur Excel? 10 tecken på att du behöver ett WMS
Excel är ett användbart och flexibelt verktyg. För många företag fungerar kalkylblad, utskrivna plocklistor och manuella rutiner bra när lagret är klart och ordervolymen är begränsad.
Utmaningarna uppstår i takt med att verksamheten växer. Fler artiklar, ordrar, anställda, platser och försäljningskanaler gör lagerdriften mer komplex. Information distribueras mellan ERP-systemet, Excel-filer, papperslistor och medarbetarnas egna erfarenheter.
Vid någon tidpunkt räcker det inte längre att arbeta snabbare. Lagret behöver bättre systemstöd.
Här är tio tydliga tecken på att ert lager kan ha vuxit ur Excel och är redo för ett lagerhanteringssystem – mer känt som WMS.
1. Lagret stämmer inte överens med verkligheten
ERP-systemet eller kalkylbladet visar att en artikel finns i lager, men artikeln är inte där den ska vara. Den kanske har flyttats utan att registreras, plockats för en annan order eller placerats på fel plats.
När lagret inte är tillförlitligt får det konsekvenser för hela verksamheten:
Försäljningslöften varor som inte kan levereras
Köper in för mycket eller för lite beställningar
Lagret lägger tid på att söka
Kunder får försenade eller delade leveranser
Inventeringen avslöjar stora avvikelser
Ett WMS registrerar lagerrörelser allt eftersom de sker. Artiklar, kvantiteter och lagerställen uppdateras kontinuerligt genom skanning, vilket ger verksamheten en mer exakt inventering i realtid.
2. Plocklistor skrivs ut eller uppdateras manuellt
Pappersbaserade plocklistor kan fungera när det finns få ordrar och medarbetarna känner lagret väl. Vid högre ordervolymer blir det svårare att prioritera, distribuera och följa upp plockning.
En utskrift visar inte heller nödvändigtvis den senaste informationen. Ordern kan ha ändrats, artikeln kan ha flyttats eller så kan en annan anställd redan ha plockat den.
Med ett WMS skickas uppdaterade plockordrar direkt till en skanner eller handhållen terminal. Systemet kan prioritera uppgifter, visa rätt plats och verifiera att medarbetaren plockar rätt artikel och kvantitet.
3. Felaktig plockning och returer ökar
Felplockning är kostsamt. Lagret måste hantera avvikelsen, skicka rätt vara, hantera returen och uppdatera lagret. Samtidigt får kunden en sämre upplevelse.
Vanliga orsaker till felaktig plockning är:
Produkter med liknande namn eller förpackningar
Varor på fel plats
Föråldrade plocklistor
Manuell registrering av artikelnummer och kvantitet
Brist på inspektion före förpackning
Hög arbetspress under hektiska perioder
Streckkods- och platsbaserad plockning minskar risken. Lageroperatören skannar artikeln och får omedelbar bekräftelse på att rätt produkt, plats och kvantitet har valts.
4. Lagret är beroende av specifika anställda
På många lager finns det anställda som vet var allting finns, vilka varor som ofta blandas ihop och hur man hanterar specialbeställningar från kunder.
Denna erfarenhet är värdefull, men verksamheten blir sårbar om kunskapen bara finns i ett fåtal personers medvetande. Sjukdom, semester, pensionering eller personalomsättning kan snabbt påverka kapacitet och kvalitet.
Ett WMS gör arbetsprocesser tydliga och tillgängliga i systemet. Uppgifter hanteras digitalt och medarbetaren får den information de behöver för att utföra jobbet korrekt. Detta gör lagret mindre beroende av människor utan att förlora värdet av praktisk erfarenhet.
5. Lagerinventering kräver fullständig eller delvis lageravstängning
Traditionell lagerinventering kan innebära flera dagars förberedelser, inventering och efterbehandling. Lagret kan behöva stängas medan anställda räknar hyllor, jämför mot listor och försöker förklara avvikelser.
Om räkningen bara görs en gång om året kan fel ha uppstått under en längre tidsperiod.
Med inventering av rullande materiel kan utvalda artiklar och platser kontrolleras under hela året utan att den dagliga verksamheten avbryts. Avvikelser upptäcks tidigare och lagret upprätthåller en mer konsekvent och högre kvalitet.
6. Anställda spenderar mycket tid på att leta efter föremål
Tid som läggs på att söka skapar inget värde. Ändå kan det ta upp en betydande del av arbetsdagen om platser inte är tydligt registrerade och uppdaterade.
Problemet ökar när:
Samma föremål finns på flera ställen
Varor flyttas utan registrering
Tillfälliga förvaringsplatser blir permanenta
Returer behandlas inte snabbt
Nya artiklar placeras där det finns slumpmässig tillgänglighet.
Flera anställda som arbetar samtidigt
Ett WMS visar var artikeln befinner sig och kan vägleda medarbetaren till rätt plats. Detta resulterar i kortare gångavstånd, snabbare plockning och bättre utnyttjande av lagerutrymmet.
7. Fler beställningar kräver fler anställda
Allt eftersom ordervolymen ökar är det naturligt att lagret behöver mer kapacitet. Men om antalet arbetstimmar ökar lika snabbt som antalet beställningar kan det vara ett tecken på att processerna inte skalas upp.
Manuella rutiner skapar ofta onödigt arbete:
Beställningar måste sorteras och distribueras manuellt
Samma information registreras flera gånger
Anställda går till onödiga längder
Objekt och platser måste kontrolleras manuellt
Fel kräver ytterligare behandling och uppföljning
Ett WMS standardiserar och effektiviserar arbetsprocesser. Lagret kan hantera fler beställningar utan att tid och personalbehov nödvändigtvis ökar i motsvarande grad.
8. Nyanställda lägger ner lång tid på att lära sig lagret
Om en nyanställd måste lära sig var tusentals artiklar finns innan de kan arbeta effektivt, är lagerverksamheten till stor del baserad på lokal kunskap.
Detta blir särskilt utmanande när:
Säsongstoppar
Användning av tillfälliga anställda
Hög personalomsättning
Snabb tillväxt
Nya lager och platser
Med uppgiftshantering på en mobil handhållen terminal får medarbetaren steg-för-steg-vägledning. Systemet visar var artikeln finns, vad som behöver plockas och vart artikeln ska vara härnäst. Skanning kontrollerar att arbetet utförs korrekt.
Detta resulterar i kortare utbildningstider och gör det lättare att öka bemanningen under perioder med hög belastning.
9. Flera lager och platser skapar dålig överblick
Allt eftersom ditt företag expanderar till flera lager, butiker eller avlägsna platser blir det allt svårare att hålla Excel-ark och manuella uppdateringar synkroniserade.
Utan en heltäckande översikt kan verksamheten uppleva:
En vara köps trots att den finns tillgänglig i ett annat lager
Säljaren vet inte vilken plats som kan leverera
Lageröverföringar registreras inte
Samma produkt får olika information i olika system
Lagret blir svårt att kontrollera
Ett WMS ger en heltäckande översikt över varor, platser och lagerrörelser. Verksamheten kan arbeta enligt enhetliga rutiner samtidigt som varje lager behåller kontrollen över sin dagliga verksamhet.
10. Kunder och ledning saknar aktuell information
När information måste samlas in från papper, Excel och olika system blir det svårt att snabbt besvara enkla frågor:
Har ordern plockats?
När kommer den att skickas?
Vilken anställd hanterade det?
Var finns varan?
Varför blev leveransen försenad?
Vad är det faktiska lagret?
Var uppstår flaskhalsar?
Ett WMS dokumenterar händelser genom hela lagerprocessen, vilket ger bättre spårbarhet och ett mer tillförlitligt beslutsunderlag för lagerhantering, försäljning, kundservice och resten av verksamheten.
Excel är inte problemet – bristen på kontroll är problemet
Det finns ingen specifik storlek eller antal ordrar som automatiskt betyder att ditt företag behöver ett WMS. Två lager med samma antal artiklar kan ha helt olika komplexitet.
Behovet beror bland annat på:
Antal ordrar och orderrader
Antal produkter och varianter
Krav på leveranshastighet
Antal anställda
Antal lager och platser
Behov av hantering av batcher, serier och hållbarhet
Kundspecifika krav för plockning, packning och märkning
Integrationer med ERP, webbutik och transportörer
Dokumentations- och spårbarhetskrav
Excel kan fortfarande vara användbart för analys och planering. Utmaningen uppstår när kalkylbladet blir motorn i den operativa lagerverksamheten och flera personer förlitar sig på att manuella uppdateringar alltid utförs korrekt.
En enkel checklista: Är lagret redo för WMS?
Ställ dessa frågor om dagens lagerverksamhet:
Vet vi alltid vad vi har i lager och var varorna finns?
Kan en ny anställd plocka korrekt utan att känna till lagret?
Registreras alla lagerrörelser allt eftersom de inträffar?
Kan vi spåra en beställning från mottagande till leverans?
Kan vi dokumentera vem som har utfört en uppgift?
Kan vi genomföra en lagerinventering utan att stoppa lagret?
Kan lagret hantera betydligt fler beställningar med nuvarande rutiner?
Kan vi hantera flera platser i samma lösning?
Är ERP, webbutik och transportlösningar kopplade till lagerprocessen?
Har ledningen tillgång till uppdaterade nyckeltal?
Om flera av svaren är nej, bör verksamheten undersöka vad ett WMS kan tillföra.
Vad förändras med ett WMS?
Ett WMS ersätter inte ERP-systemet. Lösningarna har olika roller och fungerar bäst tillsammans.
ERP hanterar vanligtvis ordrar, ekonomi, inköp och övergripande masterdata. WMS hanterar operativ lagerdrift:
Varumottagning
Lagring och platser
Flytt av lager
Orderplockning
Förpackning
Frakt
Returhantering
Artikelräkning
Spårbarhet
Information utbyts automatiskt mellan system, vilket minskar dubbelregistrering och ger både ERP-systemet och lagret mer aktuell information.
Från Excel till WMS – så här kommer du igång
Övergången bör börja med en kartläggning av nuvarande arbetsprocesser. Målet är inte att kopiera alla befintliga rutiner till ett nytt system, utan att hitta ett bättre och mer standardiserat arbetssätt.
En bra process inkluderar vanligtvis:
Kartläggning av varuflödet från mottagande till leverans
Identifiering av flaskhalsar och manuella rutiner
Kvalitetssäkring av produkt- och lagerdata
Upprättande av platser och streckkoder
Förtydligande av integrationen med ERP
Testning med realistiska beställningar och varor
Utbildning av lageroperatörer
Planering av övergången till en ny lösning
Med tydligt ansvar, bra data och medarbetarnas engagemang kan övergången genomföras på ett kontrollerat sätt och med låg risk.
InStock WMS – Norsk lagerhantering för ytterligare tillväxt
InStock WMS är ett modernt, molnbaserat lagerhanteringssystem utvecklat för företag som behöver bättre kontroll över varuflödet.
Lösningen hanterar lagerprocesser från varumottagning till leverans och förser lageroperatörer med uppdaterade arbetsuppgifter på Android-baserade skannrar och handhållna terminaler. Streckkods- och platshantering bidrar till färre fel, bättre spårbarhet och en enklare arbetsdag.
InStock WMS integreras med ERP och andra centrala system, så att ordrar, lager och lagerrörelser flyter mellan lösningarna. Systemet kan användas över flera lager och platser och vidareutvecklas i linje med verksamheten.
InStock WMS levereras som norsk programvara med norskt projekt och norsk support.
Har lagret vuxit ur Excel?
Ett samtal och en demonstration kan ge en konkret bild av vilka processer som kan förbättras, vilka integrationer som krävs och om ett WMS är rätt för verksamheten.
Boka en icke-bindande demonstration av InStock WMS. Vi tar utgångspunkt i ditt lager, ERP-system, arbetsprocesser och tillväxtplaner – och ger dig ett ärligt svar på om InStock är rätt för dig.
